一段：发通知- z4 Z9 A+ O6 |+ z
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议7 \5 q9 ` ?) N* W8 T7 e. x
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二段：抓落实/ o# l/ m& x% K
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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; V* z: L1 A9 k! Y: n三段：重检查7 l. F5 J) u8 G- N
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间5 u* E% G2 s. U" z0 c
# Y3 N% B" O! B! K' X四段：勤准备) R3 N+ `! B: W3 Y
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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五段：细准备
* i& t5 i. u9 L4 n; g. c, l# @发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）4 t/ m3 y# b0 V- j$ ]6 C' ~
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六段：做记录
$ u% ?5 e: Z1 @. I0 W4 l. @; Q发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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七段：发记录! @) F+ z9 D3 D+ M1 u% ?' ?/ M! Q
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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$ ?7 j9 k: t6 M" b& o八段：定责任8 _" O0 W7 H5 d0 ?- n
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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3 ?( i U& }& S9 Z九段：做流程) i8 `- U' }) n: O2 I
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系# ?* B9 O8 h* b& B6 j+ E, n6 d
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