办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

( R5 a) A7 \/ F& }# d9 z# ~. O加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理
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' X0 P+ g. P7 \* K3 G一、办公室人员岗位认知与基本职责

（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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# B+ d3 j6 {( w% ]! l0 s, E) g) U职能定位：
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" B* f( {: C* {  w* {0 }& @1 L5 z, `行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：

4 {& R& u( Q4 `9 e$ W# W* p按性质分：
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) L8 `4 I& [  \4 Z- j% E程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

+ A$ x2 n2 H- a6 b按内容分：

9 i: |, v" _( q9 d办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

" h. @& E9 A: ]7 C  s( p综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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. i; V) Q" |1 C+ n( A! k' @/ z一、办公室人员岗位认知与基本职责（

$ _$ s9 A2 A" ~: I) K9 y三）办公室人员角色定位
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7 I. D* k5 V' o7 f, u3 X办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

( Z" l* k' V* X4 G$ B; j（四）办公室工作对人员的要求

+ k1 [+ o4 ?) a- {1 d7 l# E4 r8 b1 a2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；

0 E$ v+ i, J, j+ q2 P, z* G三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养
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$ ?3 x& J# ^+ {6 E& ^+ p热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

5 v3 A& q/ v- r2 _% N% t政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。

4 s& @% h: [1 s# F6 s2 g: m（四）办公室工作对人员的要求
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; i6 v! W% a2 |6 \2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。

  |$ W- m" s5 l/ x+ [/ W( @4 v表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

( t" H2 z- T5 h* o* M9 O( V（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

% B' g' D8 |, K) N注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。

7 L3 `$ d$ `) R: s/ z意志力。

（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识

+ f0 C2 u% ^! Z8 X% f0 t& v做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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2 L0 c: B8 C4 y4 S3 z2 D; Y& {$ R) X' I全局意识
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& ~& y" G( q# C责任意识
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创新意识

奉献意识

& }( i* b- R. }+ d1 T3 F6 n$ ?信息意识
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程序意识
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学习意识

（五）领导对办公室人员的期待
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! g* @8 A. b$ R4 C  O/ o% v领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?
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" q+ z; q# i3 J) h. R他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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( X3 `/ u7 q4 a2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

4 L6 k- Q1 r8 t' Y* \+ ?3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

9 P/ s% S$ ^% p0 \3 P2 F他是否很会安排时间?
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. N8 I, [: \3 A4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目

6 Z- v, c% C6 ~* {5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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6 `, v' z$ W' X) V能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

$ ~5 X0 [% m/ W! Y能否制订新的工作制度或工作程序?
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他的工作有条理吗?

- ^; d/ M+ p; i- g7．他是一个机智的人吗?
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, T7 q* o" w/ l' H$ @能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

) L$ h  Q) P) S5 T领导测评办公室人员的20道题目
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% r; W7 d5 J4 _0 q, f9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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5 h# ]$ H' J, L7 l+ F10．他在危急关头是否沉着冷静?
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* P0 L/ d0 I3 K$ s- {" m9 t+ {当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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, o+ r3 ]0 R9 m$ w8 Z  W( \11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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8 E/ A5 r2 ], k9 b* ~! i# T! x$ [是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

( m7 x0 D# ?7 Q/ U# z领导测评办公室人员的20道题目
! @3 S" d2 L  M1 [! J
4 |* \) T  [3 E; O, \2 _# E13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

3 O4 l, b3 |; W9 t14．他是否有个人学习计划?

! ]* `( q* d* R6 W7 P( K9 b是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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/ `! `' X1 s: r9 k! ^' d是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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( a: W" Q$ _/ k; |: M& Z15．他语言表达是否清晰?
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: @$ y! X# l3 S2 X- h! V; k能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?

0 Y9 X" F8 |2 ?; |1 g领导测评办公室人员的20道题目

% u( P9 x9 J" C/ e+ f/ {8 o17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

  `1 c: u' K# H' c/ @" k+ @, Q18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?
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* ]' D+ K/ L, O7 |' m: S能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

启示……

二、加强办公室建设

6 Q1 W! U; f5 B# K" Z) b（一）办公室建设方向

6 m6 w5 @3 {% C1 ]# o& f2 Q1、不断优化硬件和工作环境

2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神

, D; @. A' b0 }: K（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象
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* h8 a& g! Y3 T- d8 b良好的电话形象
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良好的文字形象

良好的语言形象

二、加强办公室建设
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（三）人人争作办公室受欢迎的人员

1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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9 g' G) @) K" Z$ {4 w& K8 p/ M3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

) x- A8 w6 u; _- K2 P6 J, O5、随时让同事知道你对他的感激；
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" g# Q' w* e0 w6 O* I3 X6、尊重个人隐私，公私之间分明；

7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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9 R; t' U+ Y' ~) D8 h2 l4 o) l  ]8、不居功自傲，有容人雅量。
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8 |( Y+ J' e; B/ Q9 k  w三、办公室办会工作基本规范

4 h8 e) e# a: J（一）会议服务的基本内容会前准备工作

* H( U7 S* X& P6 L% K6 X8 l1、设立会议承办部门和服务机构
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$ o8 q! ^: w6 ]# H9 D% K# Z2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算

（2）拟定办会方案

（一）会议服务的基本内容
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, S: S2 S3 m* ^+ h2 u; U会前准备工作
) c. }2 F, [" q/ ?: j0 I
# w% K+ H1 T) `4、确定会议的议程、日程和程序
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  Z& V. V* T' ?2 r9 _5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案

. |4 ~# B& S8 Q5 x# F$ z( s7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

: G8 F' R) ]$ Q& i; P主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~