办公室工作规范与技巧培训班讲稿：常用公文起草规范

第二专题：常用公文起草规范
& h$ d3 M& V4 ?请示的起草
报告的起草
通知的起草
, T* g' b# t5 J7 `3 z0 _7 Z9 F7 V$ M: B怎样编写计划
* n$ b3 U$ r5 V. g- y2 a3 M怎样起草总结
$ I1 I3 n( U2 u: ~5 t: e' [6 H5 X编写会议纪要的要领
+ v' o# N- J  ~8 P领导讲话稿的起草请示的起草
( j9 t+ O  ]# a. W  k) v（一）应用范围
1、对上级的政策、法规及文件不理解或不适应本单位
, ]8 q8 u" F4 P情况，需要变通处理的问题，请求上级予以解释、指示与认可。
; }3 n1 X8 B* p8 q2、请求审批或批转本机关制定的重要文件。
3、请求批准人员编制、机构设置、干部任免、经费预算以及对人员或事故的处理。
4、请求协调解决本机关无法解决的问题。
5、根据规定必须履行审批手续的事项。
0 Y3 I9 k9 B- ]- Z（二）请示的分类
5 j1 x9 v1 [5 w# S7 P1.请求指示：
解决“我们请求该怎样做”的问题。接
( U  g/ V6 g8 U& s2.请求批准：
6 E% r  Y) f( ^1 x0 b解决“请求批准我们这样做”的问题。接
2 \3 L* h/ @+ V5 v. ?3.请求批转：
9 \# g: `& k: L. B( ]解决“我们请求有关单位这样做”的问题。接
（三）请示正文的写作方法
6 o  J4 q  {0 _3 [5 Z2 f8 V（1）开头：说明请示的根据、目的，需要时明确交代请示事项的背景或理由。
（2）主体：明确提出请示事项。针对请示事项提出本单位的意见、建议或方案。如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级机关出谋献策，不能简单上交矛盾。
  u; e, K% p/ J- y+ A. f( i（3）结尾：恰当使用结语。
) z, i( j7 G2 F$ C! }% C* j, w“以上请示妥否，请指示。”
) W: L" R; c4 s5 h& Q! u* K“以上请示如无不妥，请批准。”
“以上请示如无不妥，请批转××执行。”
（四）起草请示的注意事项
5 Z" a1 l" d: F$ i" @5 X* r1、行文之前要与主管领导充分沟通；
2、请示理由要充分，要求和建议要具体；
3、严格执行一文一事制度；
4、按照隶属关系逐级行文；
( u( G% Q$ v7 B* w) _( d5、请示与报告不能混用。
: r2 c+ I4 r6 W; i- g- e( s; f4 m接范文
3 ]- @; ?* U( `9 G; y接病文报告的起草
（一）报告的用途
. c4 l! T' @% D用来向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。
: Y' x' p8 I4 a) \  U& i8 }( p/ |注意：报告与请示的联系与区别。接
（二）报告的分类
按照内容划分：
! k; a) F; M! o综合报告；专题报告。
. Q9 M/ Q" w! Z! F% N; C! l* m按照目的划分：
工作报告；总结报告；情况报告；调查报告；
6 h! f( N* e2 N. ~' r3 D建议报告；检讨报告。
% k: `- }0 Y' C4 E+ U3 D/ ?% I' Q6 U（三）工作报告正文的写作方法
开头：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。主体重点回顾工作进展情况和主要成绩；提炼工作中取得的经验和体会；找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法；提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。
结尾：使用下列公文术语
" j, t' y. l/ j. u1 h$ y特此报告，请审阅。
, k8 I0 [) z$ J' a7 n! L以上报告如有不当，请指正。
7 {# W. P7 T4 S9 X5 B0 H0 ~' Z* A（四）注意事项采用记叙为主的表达方式。
按时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系，概述工作内容及完成情况，避免罗列过多事例。重点突出，点面结合。
突出中心工作进展情况及主要成绩；在重点叙述的同时，对面上的情况要有概括性叙述，适当引用数据材料，增强说服力。实事求是，如实报告成绩和不足。节俭篇幅。报告中不能写请示事项。接通知的起草
0 d  ~) j) h. X# R  ?% e（一）熟悉用途
用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
0 C3 ^1 t! {. |4 V6 y1 U  u（二）把握特点
1.内容单纯，行文灵活简便。
2.表述具体，可操作性强。
3.时效性强，需要及时周知或执行。（三）明确分类
1.指示性通知
2.规定性通知
) m/ g0 J* t( n, a) l, [3.知照性通知
: E! s  X" T- U  t4.事务性通知
2 k5 C6 V) W6 ~4 t5.批转、转发、公布性通知
6.任免性通知
（四）事务性通知（会议通知）篇段合一式：用于小规模、临时性、内部会议
要素：时间、地点、参加人、会议名称等。接分层表达式：用于规格较高、人数较多、较重
要会议。导语部分：会议目的、根据、名称等。主体部分：分项说明时间、地点、参加人、内容、注意事项、联系方式等。结尾部分：提出准时到会的要求，或用结语
* H$ _9 \' C) |+ H/ [( _- v! A“特此通知”。接
2 L& \, z) ^& _  m, E7 D' B（五）指示性通知（分层表达式）导语部分
8 L$ e" z" A& ^6 Y/ b' `说明指示事项产生的背景、强调发文目的、依据；或说明问题的现状、严重性与危害性。
- p1 N2 t+ q6 O5 n& Q5 u5 q! z2 K: ~注意：针对性、表述政策与法规依据。主体部分
( @/ n: I# V$ R3 |+ t围绕主题，分项说明要求收文机关领会、知晓、执行、承办的事项。
通常包括：基本原则、指导思想、工作任务、政策措施、方法步骤、注意事项等内容。
结尾部分
3 [( e4 Y; `% {+ m' _0 v% u  f& Q  U1.意尽言止。
  E) w0 t6 J( @7 C2.请认真贯彻执行。
3.围绕主题发出号召。
4 t+ |8 r& D, i4 O4.说明注意事项。
( k, R2 |3 E( Y0 `  ~. @: U  S（六）撰写通知的注意事项
- t4 a+ n& }( c" n1.事务性通知注意要素齐备，事项具体，读者无疑问。讲究政策法规依据，增强发文的权威性。
8 o1 T0 l6 e# c& R# e2.指示性通知注意政策措施的可行性，争取好效果。
: n0 h. t  [; X: v' B: ~- J3.讲究条理性与逻辑性，便于阅读领会理解。
7 H  V5 I+ c( S: K7 a8 \$ h4.注重发文时限，怎样编写计划
（一）计划与管理职能密不可分
" `- u5 J* k" a5 ?管理有四大基本职能：计划、组织、领导、控制。计划是管理职能中的首要职能。计划的制定与执行的好坏，决定一项工作的成败得失，决定着事业的兴衰存亡。
9 z* P: a4 G0 ?" w$ n计划的种类、称谓很多。
  x- R& F6 I  k/ r- s（二）计划的重要功能
1、指明努力方向，协调行动步调。
) V) s# A1 v, k  T2、预测未来变化，减少不利因素影响。
3、减少浪费现象，避免利益损失。
4、加强行为控制，避免无序状态。（三）计划的编写方法
3 w3 @% T" B2 m/ r7 I3 y: a1、标题：单位名称、适用期限、内容事项、文种
例如：
××区人事局
* R1 U! a7 u6 D8 Z4 y3 H2002年军队转业干部培训工作计划
2、正文写法（5
W，1
8 e+ ]. x7 X. _H）
  s2 I, i0 Z+ ?+ ^0 `7 z做什么？为何做？何时做？
# w& u( X8 }8 B5 i! @何地做？谁去做？如何做？开头：阐明计划的依据（指导思想；现状分析；计划的总任务；做好工作的意义）主体：制定计划的“三要素”。
$ Y7 Y) n* N  [# i目标（做什么：具体工作内容）
措施（怎么做：工作方式方法）
, B' ^  c' l! s; C) a! O* ]步骤（何时做：工作时间安排）结尾：说明注意事项或检查落实方法。
描绘前景，鼓舞士气。（四）主体内容表述方式开列式：把工作事项逐项列出，分项编写。
（适合于大型综合性计划）展开式：围绕中心工作，将具体目标、措施要
# E" z. E+ P4 e: S. ~求、实施步骤、依次展开编写。
（适合于单项计划）接阶段式：按工作阶段或时间顺序编写。
! S, P& e  G. t) v! h（适合于阶段性明显的工作）接图表式：将计划内容列成图表的主要项目，依次填写。（单独或作为附件均可）
（五）如何增强计划的操作性内容方面：制定科学合理的目标和指标。
总目标明确、具体、合法、方向正确。
任务的数量和质量要求要合理；
% J5 ^5 V- C0 ~6 f4 o2 k任务的指标要能够考核和控制；
5 ]% ]1 b& d) F, a2 k# o任务指标要相对稳定，可以衡量；
任务指标要符合实际，可以实现；
, ]/ N( L3 t% `0 w! i+ N  w$ a任务指标要有明确的时间限制。
（五）如何增强计划的操作性形式方面：
要做到表达简要、条理清晰、要素完整程序方面：
坚持民主集中制原则，自下而上，自上而下相结合，要发挥上下两方面的积极性；
善于听取专家意见。注意制定预案，以防不测。
# Y1 ~( K1 ^. c
怎样起草总结

; b7 }( s; b7 o# w（一）含义目的与实质
6 C6 O. e5 u/ f4 g: E8 a! @总结是对以往一段工作的回顾与反思,并以书面形式表达的事务性文件。目的：摸索事物发展规律，做好今后工作。实质：对人类社会实践的再认识。（二）功能
/ D6 B- q! w8 E3 f0 c+ O2 p6 c1.认识事物发展规律，制定切实的方针政策；
; A+ u* \7 d" t& ]2.有助于推广先进经验，提高管理水平。
8 D& F& H- A5 V. C4 M3.有助于上级机关对本单位工作的针对性指导。怎样写总结
总结是对以往一段工作的回顾与反思,并以书面形式表达的事务性文件。
目的：摸索事物发展规律，做好今后工作。
/ m" i% t$ C5 X5 ]8 s实质：对人类社会实践的再认识。
& x1 w4 Z! L' D3 F# J二、功能
1.认识事物发展规律，制定切实的方针政策；
2.有助于推广先进经验，提高管理水平。
3.有助于上级机关对本单位工作的针对性指导
3 R/ S  ^/ J, F8 H（三）总结写作要领做好写前准备
  }! V& L, G" C+ M8 s# b+ z1.调查研究，占有资料；
2.归纳整理，筛选材料；
3.学习理论，掌握政策；
/ F. x5 ], G$ r7 P$ l0 T4.总体构思，拟制提纲。
总结正文的起草要领前言：
概括工作的基本情况，交代总结针对的背景、时间、工作事项、点明中心思想。主体内容回顾完成工作情况：内容、措施、方法、成绩提炼工作中的经验体会。指出存在的不足之处。今后的努力方向。结尾：
! v" F. F0 S# Q简要说明今后工作的意见。（四）主体内容表述方式
; k; c+ V8 d- q, c/ ?4 b1.两段式写法（采用叙述＋议论方式)
# m9 K" ]) T6 W0 ^; f6 X$ ^9 I2.概述式写法（情况—成绩—经验—问题—意见）
( C: P  e1 z- p6 ?% ~9 L5 a* w& X5 v' e3.阶段式写法（分阶段总结，注意各阶段特点）
7 ?+ `1 p3 s6 Z- \4 e) }; G4.经验式写法（略写工作内容，重点论述工作经验，以便发挥总结的指导作用）（五）如何发挥总结的指导作用
1、避免为了总结而总结的做法。
2、明确重点，即工作中的成功做法与体会，取
6 Q8 a! N' g7 j, m0 d得成绩的主观因素。这是总结的重点。
8 M; G. [  A1 e1 v1 C& [3、在反应新思想、新做法、新材料上下功夫。
7 N: f. I3 Q- p6 @& o2 |: A; b, E1 R7 z4、领导机关的总结应当少写干了什么工作，多
* ]2 a% l) {3 Y& f' G5 {写工作中的理性思考。
/ z) I" Z0 V( \% B* ^! o6 b5、加强总结交流工作。
6、从群众中来，到群众中去，资源信息共享。
  ]8 u# ?6 A" x, I& a. {0 w6 d/ M6 [7、注重经验的传播，不能以归档为目的。
（六）写好总结的注意事项
1、真正重视总结工作。克服“例行公事”思想，自下而上与自上而下相结合。只有上级认真读，才有下级认真写。
2、运用辩证分析的方法。本文由老秘网推荐，坚持两点论，反对绝对化，要实事求是地总结机关工作。
3、努力做好材料工作，做到观点和材料的统一。既要有丰富材料，又要发现工作中的闪光点，善于运用新材料，掌握全面情况和整个工作进程。堆砌材料是失败的总结。
2 S8 j% F, I$ {$ r4、注重理性分析。抓住重点问题，注意提炼规律性认识。
3 G5 j* N8 o9 w编写会议纪要的要领
2 h/ Y0 H3 k  n1 ?7 _+ T- a（一）会议纪要的用途与类型
& x! o" t1 N' m8 B# l用途：
4 q# i5 [# e0 X' Z会议纪要用于记载和传达会议的基本情况、主要精神和决定事项，作为会后传达贯彻执行的依据。
类型：
按照会议纪要性质分：
1、决议性纪要；
2、部署性纪要；
3、学术性纪要；
3 H- z! ~6 j' I$ T0 L  k( d4、消息性纪要。按照会议纪要内容划分
1、综合性会议纪要
' I/ P- g) h. t# w2、专题性会议纪要
4 C( h7 h5 M- C& B* G: ?（二）会议纪要的格式要素文头部分：
8 ]* C+ M# i  p6 U, h0 g/ M纪要名称、编制单位名称、编制日期。主体部分：
标题、正文。文尾部分：
& F) R* C; r( K8 M4 g6 q) Z主题词、报送单位、印制部门、印发日期。
（三）衡量会议纪要质量的基本标准
1、会议基本概况交代得清楚；
2、会议主要精神传达得完整。
抓住领导人和权威人士的发言。
注意听取主持人的总结性意见。
区分讨论性意见和表态性意见。
) f& `& X' p) Z; j1 B+ Q, M以多数人意见为结论性意见。
学术性纪要，要写清一致意见和重要不同意见。
! R2 ^  ^+ A3 L, F3、会议决定事项记载得准确。
（四）会议纪要正文写作要领
开头：说明会议概况：时间、地点、主持人、
参加人、议题等。（概述或分项式）
0 J4 y9 d% n6 q6 Q5 o主体：介绍会议主要精神和决定事项：
( H6 `+ g2 n+ I1 C) l, [! u5 m包括会议研讨的主要问题、会议意见、
会议取得的成果、决定事项等。
7 c  t5 ^8 |; [' M结尾：1、号召干部群众落实会议精神；
2、强调落实会议精神的关键问题；
3、对会议作简要说明。

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" H- P& `/ D# Z主讲人：姬瑞环中共中央办公厅电子科技学院教授
中国高教学会秘书学专业委员会理事国家秘书职业资格鉴定专家委员会委员
, W8 z8 i1 u7 Q* d4 n. V

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好好学习，天天向上。