对做好高校行政秘书工作的两点思考

高校办公室是学校重要职能部门之一，它既是学校的窗口，也是学校运转的枢纽，承上启下、协调左右、沟通内外，其作用十分重要。办公室人员，从主任到各职能人员，都承担着行政秘书的重任，肩负着学校日常运作乃至应对突发事件的各项事务。今天，中国高等教育正处在飞速发展时期，高等教育已由精英教育正向大众教育方向转变，高等院校办学规模不断扩大，教育形式呈现出多元化态势，使得高校在教育质量、学术水平和办学效益方面必须进一步加强和提高。随着高校管理体制改革的不断深入，高校改变了以往闭门办教育的模式，大力开展高校与社会、高校之间的交流、合作，办公室面临更加复杂纷繁事务的挑战。笔者认为，要做好办公室行政秘书工作，应当加强意识创新，注重四个提倡，从提高秘书人员自身素质上下功夫。
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7 O4 q: @$ A( ~一、加强意识创新，树立三个意识

+ \; T1 ~( q5 H" e2 m0 b“创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力”（江泽民同志在全国科技大会上的讲话）。办公室工作也不例外，必须在原有的工作模式和运行机制上有所创新，做到与时俱进。
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高校办公室行政秘书要敢于探索，打破常规，勇于创新，善于运用创造性思维谋划工作。不断开创工作新局面。为此，我院办公室在创新工作环境上下了一番功夫。譬如：对办公环境，除了要求办公室整洁外，还摆设了一些盆花，营造一个温馨的办公环境。另外，在每个工作人员的办公桌上放置一块座签牌，座签上印有该办公桌工作人员的姓名、工作岗位及职务，办公室墙上贴出所有工作人员的照片及岗位职责，这样，就让到办公室办事的人员能准确地找到办理人。同时，也增强了办公室人员的责任心，避免发生推诿和拖拉现象，提高了工作效率。办公室最宝贵的东西不是现代化的办公设备，也不是华丽的办公场所，而是实实在在的人。只要有钱，设备是可以买到的，然而，精通业务、有突出开拓精神和有强烈主人翁责任感的人，却不是一朝一夕就能培养出来的。为此，我们提出，高校办公室行政秘书要树立三个意识：

（一）人本意识
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行政秘书要不断地探索和实施激励人的主动性和创造性的措施，要求每位员工学会从全校的需要来考虑，每个人都愿意承担为校领导、为师生员工、为社会服务的责任和义务，为学校的发展、社会的进步共同解决问题。在工作中，要牢固树立人本意识，以情感人，以情动人，充分发挥聪明才智，多做贡献。同时，要求行政秘书要不断学习，充实自己，紧跟时代步伐，在自己的工作领域中独立完成工作任务，特别是在多变的情况下做出正确的决策。通过大家的努力，要在办公室中形成互相信任、互相理解、互相支持、互相配合的团队精神。〔1〕

（二）服务意识
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0 y3 V3 W+ U9 h搞好服务是高校办公室的基本职能，主要表现在为校领导工作服务、为学校中心工作服务、为学校基层单位服务、为广大师生员工服务。
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* @+ c5 W" D8 [% F- F# \办公室是高校的中枢部门，承上启下，联系左右，搞好服务不是一朝一夕的事，而要贯穿于工作的全过程。因此，作为办公室行政秘书，就要时刻树立服务意识，认真、扎实地做好服务工作。在做好服务工作的同时，要努力做好三个方面的文章：一是提高服务层次；二是提高服务质量和服务水平；三是改进服务方式。只有这样，才能为高校的发展提供强有力的服务保障。

% b2 c3 U0 D. G* b( r4 t, m" a（三）全局意识
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学校办公室是学校的参谋部、智囊团，起着参谋助手作用。参谋服务是学校办公室的基本职能。办公室行政秘书要真正发挥好参谋服务职能，就必须树立全局意识，站在领导的高度，换位思考问题；要学会谋大局、识大体，提高驾驭全校的工作能力；思考问题时，要顾全大局，真正做到局部利益服从全校整体利益。在日常的工作中，行政秘书要将自己融入到为全校的服务工作中去，要树立全校“上下一盘棋”的思想，大家互相配合，互相促进，为学校的快速发展，充分发挥整体效能。
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二、注重四个提倡，改进与创新工作方法

辩证唯物主义认为：客观事物是永恒发展变化的。新事物、新问题和新矛盾层出不穷，任何先进的工作方法，随着时间的推移都是会落伍的。学校办公室行政秘书只有不断改进和创新工作方法，积极探索做好新时期学校办公室工作的新思路、新办法，提高工作质量，更好地履行自己的职责，才能充分发挥行政秘书的作用。
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（一）工作要创新，提倡协力合作
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) q7 V1 w4 _5 }办公室工作方法很多，但通常都是采用分工合作，它使每个人只能从事极其简单而专门的工作，过细的分工使协调工作变得复杂，导致工作效率下降，妨碍了人创造力的发挥。协力合作将使协调工作得以简化，它将不同特长、不同专业的人组织在一起，以团队的形式完成工作任务；它集中不同专长人的意见和思维方式，从而提高办公室的工作质量和工作效率。〔2〕如我校举办新生开学典礼，学校办公室根据工作任务，将办公室人员组成一个开学典礼综合工作小组，有美术功底的人员负责主席台开学典礼艺术大字及会场环境的布置；有公关能力的人员负责对外联络及邀请嘉宾；有文字功底的人员负责撰写领导发言稿。这样，将不同专长的人通过协力合作，有声有色地完成了开学典礼的各项工作，得到了校领导的好评。

（二）工作要主动，提倡超前思维
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在工作中，高校办公室行政秘书只有具备了主动性，才能使各项工作落到实处，才能促进办公室的各项工作上水平、上层次。这样，在办公室工作的同志才有进取心、荣誉感，才能真正树立良好的服务观念，在工作中走在前，在决策服务中占据主动。

随着教育体制改革的不断深入，各大高教园区的形成，高校内各种新问题不断涌现。办公室行政秘书在处理各种问题时，要紧紧围绕着学校的中心工作，超前思维，先行介入，不断出思想、出思路、出真知灼见。要善于发现带倾向性、方向性、苗头性的问题，研究解决问题的方法，把问题解决在萌芽状态。在处理各种问题时，要分清轻重缓急，既讲程序，又讲灵活、快捷。只有在工作中积极主动，才能赢得时间，才能提高工作效率。

今年是机关效能年，机关效能建设是管理科学的重要组成部分，是一种高层次的管理形式和载体，是以效能为基本目标，以实现优质高效为目的，把管理的诸要素有机结合在一起依法履行职责的管理活动。机关及其工作人员是效能的体现者，是效能的主体；人民群众是效能建设的受益者，是客体。效能建设的主体行为是一种以管理为手段，以服务为宗旨，以满意为目的的行政行为。因此，效能建设的着力点是要强化对主体行为的约束，更好地服务客体，寓服务于管理之中；同时让客体能有效地监督主体，以获得满意的服务，增强机关工作人员的公仆意识。做到用职能去管理，用机制去完善，用领导的人格去影响。建立多维监督制约机制，将行政的全过程置于社会全方位的监督之下，提高决策质量，消除不当、不良行政行为，建立良好的行政环境。办公室作为机关的核心，要切实改变机关工作作风，不断提高行政能力、工作效率、工作质量和服务水平，真正让门难进、脸难看、事难办的衙门作风成为过去。
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5 Z% o& {) |2 `$ Z& k/ Q（三）注重信息收集，提倡调查研究

当今社会是信息社会，信息是决策的基础。领导决策的过程都需要信息。学校办公室，理所应当成为领导获取信息的一条非常重要的渠道，成为领导“眼观六路、耳听八方”的耳目。开展调查研究工作，是学校办公室为校领导做出科学决策，更好地发挥参谋助手作用的重要途径。在领导决策时，办公室必须先行组织好基层调研工作，虚心听取教职员工的呼声，要紧紧围绕本校的中心工作和每个阶段的工作重点，以及教职工普遍关心的“难点”和“热点”问题，有针对性地开展调研。
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1 L- }3 D0 O, u; y因环境的变化，在工作中，行政秘书要知己知彼，对学校内部的信息应尽可能透彻地了解，以便从实际出发，为领导提供精确的决策依据。同时，我们还要应用先进的现代化办公手段去获取信息、处理信息。不但要了解校内信息，而且还要了解社会信息。当出现新问题时，采取积极必要的措施，加以解决。
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学校办公室要积极主动地建立好信息网络，搞好信息队伍建设，充分利用互联网等现代化手段处理信息。随着高等教育的发展，领导需要的信息量也在不断地增加。为此，在校园网上要建立多种栏目，如论坛、留言板、校长信箱、信息公告栏等。一方面，可让教职员工对关系学校建设和发展的问题发表意见；另一方面，校领导通过网络可及时了解和掌握全校情况及教育动态，并进行有关信息的查询，从而为决策提供丰富快捷的信息服务。目前，我院校园网上的论坛、留言板、校长信箱、信息公告栏等栏目均已设立，为学校信息服务提供了基础平台；另外，学校办公室在各学院、各部门均设立了信息联络员，对校内发生的各种事件均可通过电子邮件方式快速地报送到学校办公室。为校领导及时掌握学校内发生的各种情况，并做出决策提供了服务保障。
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8 U7 |( r7 {) r9 x3 X7 ~* Z2 U（四）工作抓重点，提倡高效率

& u, o* @# l1 L/ S: c- M9 s0 |学校办公室要以抓重点、带全面为根本。要有重点意识，不能眉毛胡子一把抓。学校每个时期都有工作重点，在高校发展过程中，必定存在着对学校发展目标的实施和完成居于主导地位、起着显著作用、发挥着关键功能的工作，对此就应该实施“倾斜”政策，重点关注。只有抓注重点，才能使工作少走弯路，才能促进全校工作的高效发展。为此，行政秘书在工作中要分清主次，找准重点，抓住重点，一切围绕重点，一切服务重点。〔3〕
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0 ?% O" d) j) R' Q! E0 E) p9 l, W办公室工作的一个重要职能，就是对校长办公会议或党委会决议的贯彻落实进行督办、督查，这是抓工作重点的一个组成部分。督查时，要严字当头，一丝不苟，决不能敷衍了事，故弄玄虚。一是要搞好转变干部作风的督查，确保决策的落实。二是要搞好重大决策工作落实的督查。切实抓好学校干部工作作风、勤政廉政、解决广大教职员工关心的热点、难点问题落实的督查，确保政令畅通和各项工作的正常运转。
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; c, s2 E+ |$ C( p2 B7 X9 E% Q. e4 u总之，做一名高校办公室的行政秘书，要履行好工作职责，胜任工作岗位，就必须提高自身的素质，在公与私、名与利、苦与乐等诸多落差面前，守得住清贫，耐得住寂寞，经得起考验，挑得起重担。做学习的表率，讲政治的表率，严守纪律的表率，勤奋工作、乐于奉献的表率，在意识创新与工作方法创新上狠下功夫。只有这样，才能做一名真正让领导及广大师生员工满意的行政秘书。文/卢 爱 地