以工作报告和情况报告为例谈报告的写作模式与方法

　报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问时经常使用到的公文文种。它是下情上达的主要途径和重要手段，属于上行文。报告应用比较广泛，使用频率也较高，各基层单位及各级政府机关主要以报告的形式，帮助上级及时了解情况，掌握下情，为领导决策提供依据；同时也通过报告及时向上级反映工作情况，以便接受上级的监督和指导。所以写好报告对于现实工作有着非常重要的意义。那么如何提高报告的写作效率和写作质量呢？下面以工作报告和情况报告为例，谈谈报告正文部分的写作模式与方法。
' d9 a0 O8 b# t: H

　　一、 了解文种特点，把握写作模式
! Y) g' h# Y- ^+ |

& n" [; G/ z' e% x　　公文具有极强的程式性和规范性，这一特点是在长期的公文写作实践中形成的，它不仅能为撰写与处理公文提供方便，而且有利于维护公文的权威性和严肃性。作为依法行政和进行公务活动的重要工具，公文各文种的适用范围和行文方式都有相应的规定，并且形成了特有的、相对稳定的公文结构模式。文种不同，其结构方法、表达方式也存在着差异，如果能够根据各文种的适用范围和特点，熟练地掌握其写作模式，则有利于迅速理清思路，提高公文的写作效率和质量。报告是属于单向性的上行公文，常用的是工作报告和情况报告，其任务是下情上传，这就决定了报告的内容是以总结工作和反映情况为主。通常情况下，报告正文部分的结构模式多表现为：报告缘由——报告内容——报告结语。


　　（一）报告缘由的写作模式。报告缘由是报告正文的起首部分，也是正文内容的起点，通常是直接交代行文目的、依据、主旨或基本情况。要写得集中、概括、开宗明义，一般都比较简短。如：
! N7 l- x1 C6 P0 Y: N
" {: }0 N0 R5 g' w. [
　　根据国家工商总局《关于切实加强2010年元旦、春节市场监管工作的通知》（工商明电〔2009〕47号）和××省政府关于加强2010年元旦、春节市场监管工作的要求，××省工商局紧紧围绕关系人民群众切身利益的节日市场，周密部署，积极开展节日市场综合整治，切实维护元旦、春节和“两会”期间市场秩序，营造健康安全的消费环境。截至2月20日，全省工商机关共出动执法人员41739人次……现将主要情况汇报如下：

/ N" p. B( L& v3 x
　　这是一篇工作报告的开头部分，即报告正文的缘由部分，开篇以“《关于切实加强2010年元旦、春节市场监管工作的通知》（工商明电〔2009〕47号）和××省政府关于加强2010年元旦、春节市场监管工作的要求”为依据，概述所要报告工作的基本内容和基本情况。开门见山，简洁明了，使上级部门对下级所汇报的工作在报告的起始就有了概括性的了解。这种写作方式在总结性的专项工作报告中比较常见，其模式为：目的（或依据）——工作概况——过渡句（现将主要情况报告如下）。
9 K# `0 y& y4 ~8 q/ G* n- \

　　有的工作报告反映的是某项工作的进展实施情况，缘由部分往往要交代清楚时间、地点、范围、背景和工作内容等要素，其模式为：报告的依据——基本情况（时间、地点、内容等）——背景——结果——过渡句（现将有关情况报告如下）。如：


　　根据中央的部署和要求，××省从2001年开始在全省进行完善城镇社会保障体系试点。党中央、国务院领导同志十分关心试点工作，多次赴××考察试点情况，作出了一系列重要指示。国务院专门成立了完善城镇社会保障体系试点工作小组，对××试点工作进行指导。××省委、省政府高度重视试点工作，按照试点方案确定的目标任务和工作要求，精心组织，周密部署，积极推进，试点工作取得明显成效。现将有关情况报告如下：

! A  O. N) x8 C  C% Z
: c( @3 p1 O. f* o　　这一段缘由部分，对所要报告的工作的背景进行了较详细的交代，不仅使阅文人了解了行文目的，也为下文分述工作情况做好了前期铺垫。
: \- h5 P' u' \" q/ u
8 U7 k" h; ?2 C8 B, E
　　情况报告的正文起始部分与工作报告有所不同，其多为汇报偶发性的特殊情况，开篇直接切入事件或简介基本情况，写作模式常表现为：时间——地点——事件——后果。如：
$ Q1 n4 k) Y* D0 t
0 M& U7 S; R" ^
　　××××年×月×日9时54分，××高速公路××路段发生塌方事故，造成了重伤10人、轻伤16人、2辆出租车严重受损、3辆货车有轻微变形、路段损坏650米的严重后果，中断车辆通行近30小时，直接经济损失达300万人民币。
: x! A/ \: x% u4 i0 n

. V; c% `) _- {6 x　　这是一篇事故报告的正文起始部分，事故报告都是以情况报告的形式向上级汇报，要求开篇必须单刀直入地说明事故的时间、地点、后果等要素，不允许铺垫、啰嗦。
* _" j, j9 X" H0 Z* y8 [
* I& F# N4 t# n% [* @- [2 J
　　情况报告有时也在反映出现的较重要的问题时使用。其缘由部分的模式为：依据——内容及背景——结果。


# {7 r5 A+ v4 Q4 e, v" S　　工作报告和情况报告的缘由部分有很多种结构形式，具体写作时可根据不同类型的报告选择开篇模式。

5 J0 G' |, ]/ ~) I/ l  x1 {
　　（二）报告事项的写作模式。报告事项是各类报告正文的主体部分。工作报告、情况报告中的报告事项部分都有其各自不同的写法。工作报告的正文主体，一般的结构安排是工作情况（成绩及经验）、存在的问题和今后打算，写作重点放在工作情况部分。写作过程中，可以根据工作实际，或侧重于工作成绩，或详写失误与问题，并对产生问题的原因作出分析。其写作模式为：工作情况（做法、经验）——存在问题——今后措施。

! X/ D, W) A( F( W5 q9 _- |5 h5 q
$ v% Y$ \. {3 v" O2 q& d2 [6 T　　如《××省人民政府关于去冬今春农田水利基本建设的情况报告》一文，先介绍基本情况和成绩，然后以条首句的形式，重点陈述主要做法和特点：“一、领导重视，真抓实干 。二、因地制宜，突出重点。三、深化改革，增大投入。四、广泛宣传，持续发展。五、激励先进，开展竞赛。”最后简述存在问题和今后工作要点。采用的是以段首句提炼工作措施、成绩和经验的写作方法，以“做法和特点——存在问题——今后工作要点”的模式结构全篇，层次分明，结构严谨。

4 f! p9 k7 m' @! k" B5 o
9 Y1 Y$ T  c/ t4 ^, I3 Z　　情况报告（事故报告）的正文主体一般包括四个层次，一是对造成这一事件或产生问题的原因进行分析，二是事件的主要影响和认识，三是提出解决问题的措施和办法，四是说明处理结果。如：

" \: w7 |9 j5 j+ X/ u8 ^
　　经调查分析，这次事故的主要原因是……

$ d, Q+ A) c7 X) e  }" B1 z& ]
　　这次事故很惨重，使国家和人民生命财产蒙受巨大的损失，在当地产生了很大的负面影响，性质是非常严重的，我们心情十分沉痛。这次事故的发生说明……

0 ^5 v5 I: T, `9 [( J0 O' M( d
　　为了使全公司职工从这起严重事故中吸取教训，我们于×月×日召开了副处以上干部会议，通报了这次事故，提出了搞好安全生产的紧急措施……
* t" G# P/ b4 \. S$ B& f
  X6 u& B& @; _
5 }! \2 ]8 q; D　　我公司对这次事故的主要责任者，已按照法律程序提出起诉，追究刑事责任……
+ q, q  ~0 m; u, _0 M
" y( F( ~+ A/ e  t& J" v& R
& _% C& `5 V% c1 P8 S. p0 W　　该类情况报告的写作模式是“原因分析——影响和认识——今后措施——处理结果”。


　　有的情况报告也可以将“情况”及“分析”结合起来写，在阐述问题的同时分析原因。其写作模式为：基本情况——问题及原因——办法及措施（意见或建议）。


　　在工作报告和情况报告中，事项部分的写作要以工作情况为主，突出重点，切忌面面俱到，变成流水账。经验的概括要有条理，写出特色，具有实用价值。
: i! Z* \! F4 y/ j7 r9 k, k7 f

" h6 z1 U) p, B( s& k* f　　（三）报告结语的写作模式。报告的结语通常只是一句上行公文的习惯用语，可以作为报告正文的一个组成部分。工作报告、情况报告结语常用“特此报告”。有的报告也可以无结语。


  B- x8 C" q: c% N4 Q6 f9 W　　二、 正确区分不同类型报告的写作方法
1 B4 I; b, J/ A

　　公文虽有相对固定的模式，但并不是一成不变的。不同内容性质的报告，写作模式与方法是不尽相同的。在撰写报告时，要事先明确所写报告属何种类型，以便根据各类报告的特点写好报告。如果不能正确区分报告类别，则难从其独有的属性上把握各自的写作技巧。如工作报告以汇报和安排工作为特点，结构上以“总结过去工作”和“今后工作安排”为主。工作报告中又有综合报告和专题报告之分，综合报告用于反映一定阶段、一定范围的多方面工作情况，注重综合性和全面性。写法上常采用点面结合式，既要根据写作目的详写重点内容，又要兼顾到非重点内容，力求所反映的情况全面、典型、有新意。


. O, c- M+ j5 f* A　　专题报告则用于反映某一项专门工作或某一方面工作的情况，注重专一性，写法上比较灵活，根据报告的不同性质和作用而定。如果是总结经验的工作报告，就要侧重写情况、成绩并提炼出有价值的经验；而偏重汇报情况的工作报告，则着重写情况、做法、成绩或问题。在实际工作中专题报告用得较多。如《关于××省完善城镇社会保障体系试点情况的报告》一文，在开篇介绍完工作背景之后，介绍了此项工作的进展情况、做法以及下一步工作意见：


　　一、××试点进展情况
2 u$ V$ `4 S4 B3 ?6 e
7 R# A5 [+ L- j" W& O' j
" L0 L6 s$ R# @0 X; v' R- ^　　(一)下岗职工基本生活保障向失业保险并轨任务基本完成。

9 G. b; D' ]( {' B" ?0 M" }
9 a9 p: Y) [# _( p5 g% d　　(二)基本养老保险个人账户基本做实。
7 K5 r% x/ _; B6 E, ^: X
# C( P2 d8 W. S
- _6 D1 J/ L/ A! d# ]5 _5 z" [# X　　(三)城市居民最低生活保障基本做到应保尽保。

9 P' J0 d. r5 y
　　二、评价和主要做法
) x' v% b& {% W
  U$ i" E2 m- \3 K! `. I, G
　　××试点是党中央、国务院的一项重要决策，是落实“三个代表”重要思想、完善中国特色社会保障体系的重要实践……××试点的主要做法是：
7 U# K* g$ V+ d# Z; a2 y) X4 s
- [; [, g0 k) B( w# I
　　(一)加强领导，认真制定实施方案并精心组织实施。


  N/ i* e. d% w& l' x2 A& e2 ^  i　　(二)积极筹措资金，着力解决难点问题。
$ z* Q& _6 L: j
7 r; E( ^" \3 g( M8 y$ ~
　　(三)加强生活保障和再就业工作，保持企业和社会稳定。

6 Q0 G8 e; Q$ s8 m$ {
" S6 G; a' H6 v　　三、下一步的工作意见


　　这篇专项工作报告，反映的是××省完善城镇社会保障体系的试点工作，重在汇报这一项工作的进展实施情况、成绩和做法，并提出今后的工作安排。重点明确，一事一报，突出了专项性。

9 I8 w9 c9 H) f. e5 m
( ^5 H/ y8 N, [% z　　无论是综合报告还是专题报告，所反映的工作要实事求是，要把好的做法总结出来，有用的经验提炼出来。工作安排应有的放矢，紧密联系工作实际和有关的文件要求。

  G! q. _1 s/ m' n  h
　　情况报告多数写成专题性报告，以汇报事件、事故或问题为特点，结构紧凑，不涉及其他事项，重在求实求精，其写法多样，不强求一律。   
+ \2 I  o2 w( d7 H' T
: X! w; v; K. S' O
) c7 ?# \) H* J4 i　　总之，撰写报告时，要事先明确所写报告的类型，以便根据各类报告的特点把握其写作模式和技巧，不可机械呆板地填塞内容。报告事项内容较多时，要善用小标题明旨，可以纵式结构安排材料，也可以并列的横式结构安排材料。把握了报告的写作模式，只是写好报告的基础和前提，只有在写作实践中，巧妙地、创造性地加以灵活运用，才能真正地把握报告的写作技巧，提高报告的写作质量。
4 i9 y% k  R6 y
" d$ ~& L: x: g6 C/ C8 m, Y
- s% j5 f+ K/ l　　（作者单位：长春理工大学：王竹洁  ）

  p  `( T0 N5 D. X