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网友提问： $ o3 w; s- G% H" i/ \
# l1 N* E2 A/ B5 c' [9 W现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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老秘回答： 0 X: R: {0 z6 B9 F. y2 M
; z" q8 e z% J( d会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 0 x$ ~9 L9 T* U4 T( S3 m
3 J$ D0 u9 @4 Z; ?! ^, Q●使会议开得卓有成效
9 k2 Z9 e6 O6 l8 k2 N F& p 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
& h9 d- W% f7 z7 `' L, y( I 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
0 s4 R+ D2 ?) X: R7 e 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
$ l) y9 J+ q0 Y. w5 a 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
1 A; B% P" z# v$ {. g% | 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 , u( q! K `7 n: D. M
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
: o4 w" K5 a' h- j, F# G 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
% q9 A$ T4 \% ~) l' r 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 , M9 R; j# _- _5 J$ P2 }* {
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
) q5 C: s( C3 a% F* q" }5 d 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 : K W9 L5 D( c6 F& V) R
10.信息要加以选择，避免过多。 ' c* B+ N/ n) ]
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
( t7 e; W4 a- p0 k6 } 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 2 {" y. _* S/ ]: x* W7 k
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
! F7 q& h! J# `0 A 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 3 s/ O+ d% _! o& {: t
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
) z3 Y+ ^: S& I9 X 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 ! A' y- W5 u7 l x
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 ! h& Y5 R# w+ O, d7 ]5 _) }
18.会前先拉几个盟友。 , h$ S! C: Z* C& Y$ f& N$ N/ l
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
% W" ]0 ]# _* D, a 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 * Q, t y2 P" h- ]( C B- i
●会议准备
% B2 R1 [5 [& c) V8 W' M 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 1 O+ i/ f1 K: g2 r: `, ^
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 ' I' E: P& e ^& y# d
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 6 P G% y2 J, m8 Y6 @; z
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 9 G5 b6 J1 S! |2 [
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
; ~+ \) ?0 x" k/ o3 \0 T 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
: J$ M4 [# d- x 26.任何议程变动都必须通知主持人。 . J: t% \: z' O3 H5 J R" t
27.议程要尽可能短小简单。
. S7 n' B5 u: \/ P9 _; w 28.尽量将议程限制于一页纸上。
3 V. f( O- s1 u$ |6 x8 N- P 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
5 y9 J6 H% c0 E! _* Y 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
2 h3 @6 R. l: D8 y6 s1 H [1 c 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
0 \, T! {+ r2 s& U4 Q% x, l2 z 32.必须将电话转移出会场。
/ ?" A9 ~' N- Z2 @. O 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
' G A7 U2 [9 W: F8 p" j, J 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
5 N4 Q$ P9 E5 ?) } 35.要找个确保没有干扰的会场。
! c8 V; ?: m4 H8 r 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 # F. I D3 V1 E3 g9 d. d; t
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
* R8 G! m7 k; k3 [# S 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 4 T( R6 P9 {* s! Q
39.座位之间应有一臂长的间隔。
5 t! J1 _2 J, D 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 [+ o. d0 i* [, E: O, \; H H2 p
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 ; j, `$ c0 {% ^- t& w1 D
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 Y: e' \2 W, c
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 8 g; k+ M w$ v* ~- J
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
8 K# f* A h7 H0 K: B; Y 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 - _0 }. a$ }7 C+ T- z
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
5 w( |& a+ I) |6 ? ●出席会议
) R" U6 H3 t; v0 k 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
1 q- G" v$ J* q: f3 W, F 47.会前拟出自己的发言稿。
1 h, _# ?3 `3 E0 \$ a9 D" e 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
* M- X- z4 q8 A3 g4 U+ N& X' q 49.要保持积极的脸部表情和音调。
# m+ \" ]% M; u) ?+ H% q7 A2 U 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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& _" @1 J7 T, @5 w; S) F 51.开始发言前先作深呼吸。
( ?& I0 g5 i6 M0 k 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
" ?- _" d( @/ T 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 0 g7 I1 `* y( q
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 / H6 d" U' a, K. b D
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
* J. n( ~, A! T* y+ h# h9 @. u; ~ 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
9 o) ^8 U; t/ L3 J5 K" A2 v 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 9 `8 z5 Q9 {: L) E) y$ y; q3 M) R
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 & y; Q, }' I4 l8 t+ n) r
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 " n V; o/ d* X; ?' ^
60.必须按照议程顺序作会议记录。 # V$ |9 A- C: X. T7 n4 M
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
# o) C" Y( X5 b2 l 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
. _0 S$ [0 _: {: B 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
0 w, R7 a' y7 k/ b! ` ●主持会议
: O! [' y! X2 a6 f' ]5 K8 d 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 0 ]& |! j& E& x9 n! J2 d: G
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
! t% ], |0 ?+ r Y6 }( S- c b8 W* ] 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
) i5 A* u8 Q6 f8 I# m9 g- b6 U0 i 66.尽量于会前认识新来者。 ( o3 s2 g# G9 r6 J5 z, r8 r
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
) }+ Y! K5 B8 R# H0 F 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 % }" o* ^ i" R+ k5 ~7 Q' [$ _$ O2 Y6 B
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 ; t7 J( q/ O% i& D
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 / J$ c$ j0 f1 ^6 R
71.要制止支流辩论和私下交谈。 7 z4 G; D8 R2 O" U3 z) C* ? n7 _
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 / j3 |) c$ s* ]) [
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 0 l0 K$ p3 L& }, ~2 x
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 ! b, e: @0 o0 ^6 y2 J4 Y7 `
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 0 o$ B$ R" R; s/ x, l% I
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
4 o7 C) \3 ? d) ~- w. L 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 7 D U, ?% |- h8 V) ?
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
: c5 k, F+ S( ^7 w5 f1 b 79.必须清楚每次会议的规则。 & U) @. ?6 {3 E4 v: b0 W5 z$ @; {
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
: w9 L$ J0 r9 Y3 u& c 81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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