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6 p& x% ]) ~, q0 G. ~% ?8 B% J0 @ 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
: l9 ?& a# X; M+ z8 k1 U% g( ~ 做会议记录，写着写着笔没水了；
% Z$ o9 |, D# q/ O) K8 J/ V6 \+ B 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 1 K! [% I4 H! v4 k, i
用胶水时，找不到刷子； 4 _& y6 r! U5 d$ {! O3 T8 X, w" p
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
1 n4 n& t0 I# j. f! I4 v 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
& d: U3 _& ^! k5 Q: `9 X/ ^ 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
5 \& x9 h& S& b" @, v 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 3 s% V, x4 l/ \, B* R* X
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 % k4 u2 U" S* c+ A8 H9 a; y
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
+ o7 Y* }6 c" S% Y4 } U 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
. X7 r8 P5 K+ c2 G( @- h4 ~ 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
* d2 j9 C( o* |% g3 \+ L 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
2 c; |3 R( T7 O 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 0 ~0 V5 S) O& b, n2 s" k- p7 ^
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 & `0 r! j& W' R. L
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
, q" U! p: b. Z9 ]6 r5 a/ O2 A 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
5 _* _! t+ T" G r. ? 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ) s! h' p5 w# q3 \2 U, O+ M6 v# L
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
& f7 T$ y5 {& D7 G' I3 A/ A 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 1 p! e/ T! t4 s- f8 s# I7 ]
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 $ K$ j' o7 H( {6 c/ P+ z8 a
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 7 U6 h! g0 s( }! s6 C3 S
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 7 H6 R& t* m+ a
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
]0 |. p+ R) D8 v7 \8 h# o 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 , r. Y, n; m9 ]; c2 m& m1 b5 E2 r+ d
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
, n7 n0 d, y4 l. g: P6 i 9、与本职工作有关的表格。 & L3 K+ y! G4 b. t+ ^ k
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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